Bir projenin içinde bulunduğu durumun gözden geçirilerek, projenin geleceği için risk teşkil eden oluşumların tespit edilmesi ve bunların önlenmesi için gerekli tedbirlerin alınmasını içeren işlemler sürecine Proje Risk Yönetimi denir.
Risk Türü ;
Risk yönetiminin
hedefleri, bazı istenmeyen durumların gerçekleşme ihtimallerini minimize edilmesi
için alınan önlemlerinin belirlenmesidir.
Projelerle ilgili
olarak belirlenen riskler şunlar olabilir;
- Asla sonuca ulaşılamama riski
- Gecikme riski
- Bütçeyi aşma riski
- Ürünün / Hizmetin son halinde eksiklikler olma riski(İhtiyacın tam tanımlanmamış olması) Proje ürününde hatalar olma riski
- Proje ürününün işletiminde zorluk yaşama riski
- Proje ürününün beklenenen performansı vermeme riski
- Proje ürününün ileride güncellenmesi veya modernize edilmesi imklansız olma riski
Riskleri Sınıflandırmak
Projelerde
karşılaşılan riskleri sınıflandırmak, proje yöneticisi açısından riskin
etkilerini azaltabilmek için önemli bir çalışmadır. Sınıflandırılan risklerin
etkilerini azaltmada Üst Yönetime, Proje Yöneticisine ve Proje Takımına
yetkileri doğrultusunda sorumluluklar yüklenir.
Riskler örnek olarak
aşağıdaki şekilde sınıflandırılabilir;
Stratejik Kararlara
ait Riskler
Projenin Teknik
Özelliklerinden Doğan Riskler
Projenin Kapsamı
Proje
Organizasyonundan Doğan Riskler
Müşteri İsteklerinin
Değişmesiyle Ortaya Çıkabilecek Riskler
Plan ve Kontrol
Eksikliklerinden Doğan Riskler
Riskin
Değerlendirilmesi
Tanımlanan risklerin,
ortaya çıkma olasılıkları ile projeyi etkileme miktarları gözönüne alınarak,
riskleri önem seviyesine göre sıralama çalışmasıdır.
Düzenli aralıklarla
yapılan bu çalışmalarda, içinde bulunulan mevcut durum değerlendirilir ve risk
oluşturabilecek faktörlerin zamana bağlı gelişimi incelenir.
Risklere karşı
geliştirilmesi gereken tedbirlerin aciliyetine göre de riskler
sınıflandırılarak, risklerin önem seviyesi belirlenmelidir.
- Acil
- Çok Riskli
- Normal
- Az Riskli
- Risk
Yok
PMI®’a göre Risk Yanıtlama Planları aşağıdaki 4 başlıkta oluşturulabilir.
Kaçınma : Proje planında
değişiklikler yaparak, ortaya çıkabilecek riskten uzak durma. Kısaca işi
gerçekleştirmenin başka yollarını arama.
Transfer
Etme : Riski
bir başka kuruma veya bireye devretme. Bu uygulamada aslında risk yokedilmiş
olmayacaktır, sadece riskin sorumluluğunun başkası tarafından yüklenilmesi
sağlanacaktır. Bu şekilde risk yanıtlama planı hazırlanırken sigorta firmaları
da projenin bir yüklenicisi konumundadır.
Azaltma : Karşılaşılabilecek
riskler tanımlandıktan sonra bu risklerin etkisini veya gerçekleşme
olasılıklarını azaltmak için ek önlemler alarak, riske yanıt verme planı
oluşturma çalışmasıdır. Proje süresinin gecikme riskine karşılık ek insan
kaynağı alarak (bütçeyi artırarak) riskin gerçekleşme ihtimalini azaltabiliriz.
Kabullenme : Kabullenme
de bir risk yanıtlama planıdır. Tanımlanan risklerin tümüne önlem almaya
çalışmak proje bütçesini bir hayli yükseltebilir. Bu yüzden gözardı
edilebilecek riskler proje taraflarınca kabul edilir. Bu durumda proje
tarafları bu tür riskleri proje boyunca izlerler ve projeyi etkileme olasılığı
yükseldiğinde diğer yanıtlama planlarını devreye sokarlar.
PMBOK®-Guide Risklerin tehditkarlığına göre
sıralandırılmasının öneminden açıkça bahseder ve iki farklı analizi proje
yöneticilerinin kullanmasını önerir.
- Nitel
Risk Analizi (Qualitative Risk Analysis): Tanımlanmış risklerin gerçekleşme
olasılığının ve etki gücünün değerlendirildiği süreçtir. Özellikle uzmanların
görüşlerine başvurularak, risklerin etki ve olasılıklarının sıralanmasını
hedefler.
Nitel risk analizini yapabilmek için risk yönetim planına, tanımlı risklere, kurumunuzda kullanılan olasılık ve etki ölçeklemesine ve projenin en başında tanımlanan varsayımalara ihtiyacınız vardır. Risk olasılık ve etki araştırması, olasılık / etki gücü matrisi oluşturma, varsayımların detaylı analizi, veri doğruluk sıralaması gibi araç ve teknikler kullanarak, projenin genel risk tehdit sıralaması, risklerin eğilimleri ve önleme fikirlerini ortaya çıkarabilirsiniz. - Nicel
Risk Analizi (Quantitative Risk Analysis): Geçmişten dersler alınarak, daha
sayısal değerlerle risklerin tehditkarlığının belirlenmesi çalışmasıdır. Bu
aşamada aynen nitel risk analizinde yer alan girdilere ihtiyaç duyulur.
Kullanılacak
araç ve teknikler ise şunlardır:
Duyarlılık
Analizleri, Karar Ağacı Analizleri, Simülasyon (Bu teknikler istatistik,
yöneylem
araştırması gibi
matematiksel disiplinlerin türevleridir). Bu teknikler uygulandıktan sonra
proje yöneticisirisklerin tehdit gücüne göre sıralamasına, hedef süreye ve
maliyete projeyi bitirme olasılığına, risklerineğilimlerine ve önleme
fikirlerine ulaşacaktır.