Günümüz iş dünyası, neredeyse her alanda büyük bir rekabet barındırıyor. Bu rekabet nedeniyle, şirketlerin kendilerini durmadan yenilemeleri ve geliştirmeleri artık birer zorunluluk. Öyle ki, git gide daha küçük alanlarda uzmanlaşmalar görülüyor. Dahası, on yıl öncesinin önemli bir departmanı şimdilerde birkaç departmandan oluşuyorken; üstüne bambaşka yeni departmanlar da şirketlerin bünyesine katıldı. Hâl böyleyken, iş insanları yeni stratejileri ortaya koymak zorundadırlar. Bilindiği üzere, yeni stratejiler ancak plânlı, şematik ve adım adım olursa iyi bir başarı elde edebilir. Plânlı, şematik ve adım adım stratejiler ise elbette Projelerdir. Bu yönüyle, projeler fikrin kıymetli olmasından çok, uygulama aşamasına dikkat edilmesi gereken aksiyonlardır. Bu yüzden, Proje Yönetimi şirketlerin büyümesi ve gelişmesi için en temel mekanizmalardan birisidir.
Proje Kavramının Tarihi
Proje kavramının birçok tanımı vardır. Bunun nedeni, “Proje”nin anlamının süreçlerle birlikte dinamik olarak değişmesidir diyebiliriz. Kronolojik olarak en eski tanım, belli olan bir problemin çözümünü çizelge haline getirmek. Yani, her proje bir problemi çözmelidir. İkinci bir tanıma gelirsek, yeni herhangi bir şey ortaya konurken gereken toplam süreç “Proje”dir. Burada, sürecin tamamına verilen önem göze çarpıyor. Yani projeler devamlılık ister. Bahsedeceğimiz son tanım General Electric firmasına ait. Sınırlı bir zaman aralığı için tanımlanmış, bir defaya mahsus faaliyetler olarak tanımlanmış. Bunun ortaya koyduğu ana fikir, projeler uygulandığı yapıyı belli bir zaman içerisinde bir noktadan daha iyi noktaya taşırlar.
Sonuç olarak, bu üç tanımı bir arada ifade etmek en mantıklı sonucu önümüze koyabilir. Proje, bir problemin çözümü için belli bir zaman aralığı içerisinde devamlılıkla ve plân içerisinde uygulanan süreçtir. Böylelikle, her tanımın sağladığı katkıdan yararlanarak bakış açımızı geliştirebiliriz.
Proje Yönetimi Nedir?
Proje yönetimi, ortak bir hedef doğrultusunda bir plâna uyarlanmış etkinliklerin yönetim teknikleri kullanılarak yönetilmesidir. Herhangi bir proje başlangıcında, planlamasında, yürütmesinde ya da kontrolünde proje yönetimi çerçevesinde yapılacak işler bulunur. Bu işlerin profesyonelce yürütülmesi kurumun gelişmişliğiyle doğru orantılıdır. Bu nedenle, şirketler profesyonel yardımlar alırlar. Bizim de bu amaçla ürettiğimiz yazılım ürünleri var. Fakat, yazılım ürünlerimize geçmeden önce Proje Yönetimi süreçlerini daha yakından incelemeliyiz.
İlk olarak, proje yönetiminde gereksinimler ve beklentiler ortaya koyulmalıdır. Gereksinimler ideal hedef göz önünde bulundurarak, beklentilerse gerçekçilikten uzaklaşmayarak belirlenmelidir. Bu aşamadan sonra, hedef açıkça ifade edilmelidir. Reel dünyada rekabet eden şirketler olunduğundan, hedefler de ulaşılabilir olmalı. Aksi takdirde, proje sonucunda hedefe ulaşılamaz ve proje doğuştan başarısız hale gelir. Projenin kapsamı, maliyeti ve sonucunda erişilecek kalite de dikkatle incelenmelidir. Bu noktada, rekabetin doğduğu alanın gerektirdikleri neyse ona göre kapsam, maliyet ve kalite normları belirlenmeli.
Projeyle ilgili plân aşaması kabaca böyledir. Plân yapıldıktan sonra kollar sıvanır, durum artık uygulamaya konmaya muhtaçtır. Uygulamadaki disiplin ve diğerkâmlık uygulama esnasında karşılaşılan sorunları kolayca kotarmaya yardımcı olacaktır. Elbette, her şirket birçok departmanı içinde barındırdığı gibi, projenin de paydaşları bulunur. Projedeki paydaşların yönetimi, projenin ilerlemesi açısından hayati bir öneme sahiptir. Sözgelimi, hiçbir paydaş iş esnasında diğerinden tamamen bağımsız olamaz. Nihayetinde aynı projenin farklı sac ayaklarıdırlar. Böylece, birinin ilerlemesindeki eksiklik diğerini olumsuz etkileyebilir. Bu nedenle, başlangıçta tanımlanmış gereksinimleri her paydaşta gerekli şekilde karşılamalıdır Proje yöneticisi. Ya da karşılanmasına alan açmalıdır. Burada en kritik zorunluluk, şirketin kaynaklarını bir proje adına olabilecek en optimum düzeyde, en verimli şekilde kullanabilmektir.
Kaynakları ve enerjiyi en verimli şekliyle kullanabilmek için Proje Yönetiminde gerekli aşamaları iyi anlamak gerekir. Şimdi, bu aşamalara özenle eğilmeliyiz.
Aşamalarla Proje Yönetimi
Tanımlama: Projenin tanımlanması, maddi kaynaklarının belirlenmesi, gerekli altyapısal çalışmalarının tamamlanması, projenin gerçekleştirilmesine ilişkin nihai kararın verilmesi, proje ekibinin oluşturulması ve görev tanımlarının yapılması.
Planlama: Projeyi oluşturan faaliyetlerin ve faaliyetler arasındaki ilişkilerin belirlenmesi. Proje faaliyetlerine ilişkin süre, kaynak ve maliyet analizlerinin yapılması, bu aşamanın en önemli özelliklerindendir. Gerçekten de, en önemli aşama, planlama aşamasıdır. Çünkü projede yer alacak her bir faaliyetin süresinin hesaplanması, bu faaliyetin gerçekleştirilmesi için gerekli kaynakların tahmin edilmesi, faaliyetler arasında ne tür bir ilişkinin olduğunun saptanması bu aşamada yapılır. Bu faaliyetin gerçekleştirilmesinden sorumlu kişi ve birimler ile faaliyetlerin tamamlanacağı tarihlerin belirlenmesi gerekmektedir. Böylelikle proje planının bir modeli ortaya çıkartılarak uygulamaya hazır hâle getirilir.
Uygulama: Bu aşamada proje, planlandığı üzere uygulanmaya başlanır. Proje faaliyetleri öngörülen süre ve kaynaklar dâhilinde ve sorumlu kişi ya da birimlerce gerçekleştirilir. Uygulamada disiplin ve farkındalık esastır. Aksi takdirde, projenin gereklilikleri es geçilebilir. Ki bu projenin genelini olumsuz etkiler.
İzleme ve Kontrol: Projenin gidişine ilişkin gösterge ve verilerin toplanması, bunların yapılan planlarla karşılaştırılması, sapmalar hâlinde bu sapmaları düzeltmek için gerekli kararların verilmesi ve önlemlerin alınması işlemlerini içerir.
Bu süreç bir döngüdür. Buna Planla>Uygula>Kontrol et>Önlem al (PUKÖ) döngüsü de denir.
Proje Yönetiminin Hedefleri
Başarılı bir proje yönetiminin alamet-i farikası başlangıçta belirlenen kısıtlara uygun şekilde projeyi tamamlamaktır. Bunun yanında, proje finansörünün veya müşterinin memnuniyetinin ölçüsü de proje başarısını etkileyen farktörlerdendir.
Başlangıçta belirlenen kısıtlar elbette zaman ve maliyettir. Projenin kısıtlı zaman içerisinde gerçekleştirilen bir süreç olduğunu önceden belirtmiştik. Bu zamana uyulmamışsa proje başlangıçtaki hedefinden sapmış demektir. Elbette, planlanan süreçte tahmin edilemez bir durumdan dolayı zamansal hedefe ulaşılamamış olabilir. Bu durumda, sonuçlar not edilmeli ve sonraki benzer projelerde bir kazanım olarak bu öncül de göz önünde bulundurulmalıdır.
Şirketlerin diğer önemli kaynağı elbette kapitaldir. Maliyet hedefinin üzerine çıkılmışsa bu durum şirkete ek bir külfet olur. Hem de planlanmamış bir külfet! Elbette hiçbir yönetici ya da CEO bu durumla karşılaşmayı istemez. Bu yüzden, planlanma döneminde özenle hazırlanmış maliyet aksiyonuna proje yönetiminde dikkat edilmelidir. Aksi takdirde bunun adı başarısızlık olur. Ayrıca, diğer önemli noktaya gelirsek, hedeflenen maliyetin çok altında bitirmek de başarısızlık olarak görülebilir. Çünkü planlama aşamasında rekabetin gerektirdiği kalitenin de göz önünde bulundurulmasından söz etmiştik. Maliyetin çok aşağısında kalınmışsa, kaliteden ödün verilmiştir. Bu durumda da kalite hedefine ulaşılamaması projenin niyetini kötü etkiler. Bu da proje yöneticilerine gerekli bir uyarımızdır.
İşte, Proje Yönetimi genel olarak yukarıda anlattıklarımızın bütünüdür. Kurumsal dünyada profesyonelliğin işlerliğinin öneminden daha da bahsetmek abes kaçar. Bilinen o ki, şirketler ve kurumlar dijital dünyada destek almak adına profesyonel yardımlara çokça başvuruyorlar. Öyle ki, uzaktan çalışma(remoteworking)nın zorunlu olduğu bu süreçte, dijital dünyadan alınacak desteğin önemi daha bir aşikardır. Albert Solino olarak, yazılım ürünlerimizi Corvisio ve Prosoftly‘de topladık. Yönetim araçlarına katkıda bulunmak için ürettiğimiz birçok yazılım ürünü bulunuyor.
Proje Yönetimiyle de ilişkisi bulunan İşletme Yönetimi Yazılımı(Business Management Software), şirketler için büyük kolaylıklar sağlıyor.
İşletme Yönetimi Yazılımı-Prosoftly
İşletme yönetiminde etkili birçok yazılım elemanı var. Bunlardan en çok öne çıkanlar, CRM ve OKR. Ayrıca, Kontrat Yönetimi, Görev Yönetimi, Stratejik Planlama, Müşteri Portalı gibi ürünler de şirketlerin gelişmesinde oldukça yardımcı.
Bu modüllerden her biri kendine has özelliklere sahip. Sözgelimi, Müşteri Portalı’nda müşterilerinizle ilişkilerinizi geliştirip onlarla ürün satmaktan öte partnerlikler oluşturabilirsiniz. Bunun yanı sıra, Görev Yönetimi modülü sayesinde şirketinizdeki her çalışanın görevlerini kolaylıkla belirleyip kontrol edebilirsiniz. Hatta, izin verdiğiniz sürece her biri diğerinin görevini görebilir. Böylelikle daha şeffaf ve daha ilerlemeci bir yönetim şekli güdebilirsiniz.